P: Hace poco organizó su primer evento externo en remoto con 150 asistentes. ¿Cuáles fueron sus primeras impresiones tras el evento?
Nuestra primera impresión fue increíble. Para la parte presencial del evento logramos convocar a entre 30 y 40 participantes, lo que requirió una gran cantidad de recursos y energía. En el entorno virtual, atrajimos a cuatro veces más asistentes y pudimos ofrecerles contenido de gran valor. Esto nos abrió los ojos, ya que lo conseguimos con un esfuerzo mucho menor. En ese momento vimos con total claridad el potencial de los eventos virtuales. Entre marzo y finales de junio organizamos más de 40 seminarios web, en los que contamos con casi 4.500 participantes. Son cifras sin precedentes que no habríamos podido alcanzar en el formato presencial.
P: ¿Cómo será el futuro de los eventos? (¿híbridos, virtuales, presenciales…?)
Intentaré plantear una postura algo controvertida. Creo que el futuro de los eventos será principalmente virtual. El potencial de alcance que ofrece el entorno virtual es extraordinario. El esfuerzo, el presupuesto y el tiempo necesarios son mínimos en comparación con los eventos presenciales. No considero que los eventos híbridos representen el futuro, ya que en ellos es necesario diseñar dos experiencias distintas: una para quienes asisten de forma presencial y otra para quienes siguen el evento a través de la pantalla. Lograrlo resulta sumamente complejo si se compara con la organización de un evento exclusivamente presencial o virtual. Sin duda, los eventos presenciales han llegado para quedarse, pero se transformarán por completo: serán más reducidos, más breves y se centrarán más en el networking, un aspecto imposible de replicar en el entorno virtual.
P: En su opinión, ¿cuál es la duración idónea para un evento virtual?
Debería ser lo más breve posible. Hemos visto a varios organizadores dividir un evento de jornada completa en bloques de cuatro horas a lo largo de dos o tres días. En mi opinión, es una estructura excelente; no intente realizar una sesión de ocho horas del tirón. Los participantes acabarán agotados y su atención decaerá durante el primer tercio del evento. En lugar de organizar una jornada entera continua, procure dividirla en bloques más breves distribuidos en varios días.
P: ¿Cómo se organiza un evento dirigido a la vez a asistentes presenciales y virtuales, dos públicos radicalmente diferentes?
Es necesario concebir dos estructuras y experiencias diferenciadas: una para los asistentes presenciales y otra para quienes lo siguen a distancia. Se debe coordinar al equipo humano, el programa y todos los aspectos logísticos para responder a las necesidades de ambos públicos. Hay muchos eventos híbridos que han sabido resolverlo con éxito. Un magnífico ejemplo es Gerrit Heijkoop y su empresa Live Online Events, con una habilidad extraordinaria para integrar al público virtual en el programa en directo. Actúa casi como el comentarista de un partido de fútbol: da paso al público en el escenario, formula preguntas en nombre de los participantes virtuales y, durante las pausas, ofrece un programa específico para ellos. Recuerda mucho a una retransmisión deportiva, donde el comentarista analiza la primera parte en el descanso para mantener a la audiencia atenta a la pantalla. Resulta indispensable contar con una figura conductora que dinamice a los asistentes, los guíe a lo largo del evento y aporte contenido adicional durante los intermedios.
P: ¿Podría darnos algún consejo para conectar con la audiencia virtual en eventos híbridos?
Retomando mi respuesta anterior, es fundamental tener siempre presente a la audiencia virtual e implicarla de manera estratégica. Quienes participan en remoto constituyen una parte igual de importante del encuentro y merecen tener voz. Utilice encuestas para hacer partícipes a ambos públicos y ofrezca contenidos adicionales, como entrevistas con los ponentes. Asegúrese de disponer de las herramientas necesarias para tender un puente de comunicación entre quienes se encuentran en la sala y quienes siguen la retransmisión.
P: ¿Cómo se adaptaron en Slido a la nueva realidad de la pandemia?
Como es evidente, la pandemia nos afectó con fuerza en marzo. El segmento de congresos y conferencias al que nos dirigíamos prácticamente desapareció. Alrededor del 25 % de nuestros ingresos procedía aún de los eventos presenciales y, lamentablemente, sufrimos una caída importante en ese ámbito. Sin embargo, el resto de nuestra clientela correspondía al sector corporativo, donde utilizaban Slido para asambleas generales, reuniones de equipo y seminarios web. Experimentamos un incremento extraordinario del 200 % interanual, uno de los ritmos de crecimiento más rápidos de los últimos años. De este modo, lo que perdimos en congresos y eventos presenciales lo compensamos con el ámbito corporativo. Además, esta misma semana celebramos el evento número un millón realizado con Slido. Supone un hito fundamental para nosotros y una ocasión propicia para hacer balance, al tiempo que miramos al futuro y nos adaptamos a las necesidades actuales de los usuarios.
P: Su empresa cuenta con presencia en todo el mundo. ¿Ha modificado esta nueva situación su forma de trabajar?
Así es. Ya llevábamos un par de años aplicando un modelo flexible con el teletrabajo, lo que significaba que cerca del 30 % de nuestra plantilla trabajaba fuera de la sede central de Bratislava (desde Estados Unidos, Asia, Australia o México). No obstante, con la irrupción de la crisis sanitaria en marzo, pasamos a ser una empresa completamente remota. Cada una de las personas del equipo de Slido trabaja ahora desde su hogar. Mantendremos esta modalidad a distancia hasta final de año, adaptando nuestros métodos de trabajo y optimizando la experiencia para todos. Quizá parte del equipo vuelva a la oficina en 2021 o tal vez continuemos trabajando íntegramente en remoto. Habrá que esperar acontecimientos y confiar en lo mejor.
